Sedan några veckor jobbar kansliet lite annorlunda med information via mail, och det har gett bra resultat. Policyn är:
- ett mail ska likt ett brev i brevlådan ha EN mottagare, men det kan sändas till fler för kännedom men då ska det framgå vilken som är mottagare och "har bollen" och vilka som fått det för kännedom.
- ärenden till sektioner för behandling skickas med fördel endast till ordförande som då bereder frågan och hanterar det på nästa sektionsmöte.
Kalleser samt agendor och liknade ska självklart som tidigare skickas till den grupp det berör.
På detta sätt slipper vi att ett gruppmail i ett ärende som gått ut som en hagelsvärm förökar sig och till slut kan massor av medlemmar ha fått det, men ingen har ärendet. Då får vi massor av tyckanden och det har lett till att det fattats beslut i fel forum, och ibland í fler forum med olika beslut, ibland inget beslut alls. Detta skapar irritation och motsägelsefull information.
Vi ska absolut inte minska intaget av medlemmarnas synpunkter för det är det viktigaste rättesnöret för hur föreningen ska utvecklas men dessa måste inhämtas på ett strukturerat sätt. Och för bästa effekt bör medlemmen som har ett förslag/fråga/önskemål anmäla det till aktuell sektions ordförande för vidare handläggning i rätt forum.
Nu är vi mogna att även inom sektionerna jobba efter denna princip och på det sättet minska tiden vi behöver ägna åt mailande, och minska tiden vi behöver ägna åt möten för att reda ut saker.
Detta är ännu ett steg i att utveckla vår så viktiga och betydelsefulla verksamhet!
Se även dokumentet mailpolicy.
//Staffan
